社労士コラム

社員が入社したときの手続きや受け取る書類   [2015.03.15]

4月も近くなり、新入社員が入社する時期が近づいてきました。標記をご確認ください。

社員が入社したときには、まず以下の項目を社員に説明をしなければなりません。

1) 就業の場所、従事すべき業務に関する事項

2) 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、就業時転換に関する事項

3) 賃金の決定、計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期に関する事項

4) 退職に関する事項

5) 労働契約の期間に関する事項

6) 所定労働時間を超える労働の有無

これら労働基準法上の「労働条件の明示義務」に対応する事項です。

この明示の際、「雇用契約書」を作成して、会社と社員が署名捺印することまでは求められておらず、「労働条件通知書」「雇入通知書」等の書面を会社から(一方的に)社員に通知することで足りるとされています。

ただし、賃金(とくに定額残業代など)については後のトラブルのもとになりますので、雇用契約書(双方の捺印がなされた書類)を取り交わしたほうが安全でしょう。

入社に関する書類の提出

入社後は、各種の手続きやトラブル予防のために速やかに以下の書類を提出してもらいましょう(面接時に一部もらうものもあります)。

1)  履歴書

2)  職務経歴書  (前職のある場合)

3)  卒業証明書・成績証明書  (新卒の場合) ※

4)  健康診断書 ※

5)  身元保証書 ※

6)  秘密保持誓約書 ※

7)  口座振込依頼書(給与振込のため)

8)  通勤手当支給申請書(通勤経路の確認および通勤手当決定のため)

9)  給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

10) 源泉徴収票  (本年中に他社からの給与所得がある場合)

11) 雇用保険被保険者証  (以前に雇用保険に加入していた場合)

12) 年金手帳  (以前に国民年金もしくは厚生年金に加入していた場合、被扶養配偶者がいるときは配偶者の分も)

13) 健康保険被扶養者(異動)届  (健康保険の扶養に入れる親族がいる方のみ)

※の書類は、必ずしも提出してもらう必要はありません。

それぞれの書類の意義と会社の考え方を鑑み、提出してもらうべきかどうか判断してください。

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