社労士コラム

残業時間削減のアプローチ(21)   [2012.09.30]

   残業時間削減のアプローチ、全21項目の内、第20項目について説明します。

【業務の効率化】
   
   まず、第一に

   「残業は、臨時か緊急の場合だけに行う。」

という残業の原則を改めて思い起こして頂きたいのです。

   これまでと同じ業務量(売上)を業務改善などで残業なしでできれば、当然ながら利益が増加します。残業代を払う代わりに、この利益の増加の従業員への還元は、賞与や昇給で行えば良いと思います。
   これまでは、何となくしていた残業を無くすることができれば、次のようなメリットが得られるのです。
   (1)定時で終わらせるように「計画的な仕事を行う習慣付け」ができます。
        (この習慣付けには、指導・教育が必要な場合もあります。)
   (2)心身が「リフレッシュ」できる。
   (3)「生産性が向上」する。

   でも、本当に大きなメリットは、次のものだろうと思います。

1.長時間労働に起因する過労死にまつわるリスクからの解放

2.これまでは、出産・育児の理由で一時的に戦力外となるのは一部の若い(女性)の従業員でしたが、
    これからは高齢化社会の進展による介護の問題が大きくなり、働き盛りの中年以降の従業員が
    一時的に戦力外となる場合も確実に増加すると思います。
    この場合でも支障なく企業が運営できる体制(ワークライフバランス体制)が作られます
   
   特に、この2.の問題は、個人的には、これからの企業にとって重要な課題であると思っております。
   私自身、現在、検討中であり、いずれ詳しくご説明したいと思っています。

   第二は
   残業時間を削減するには、これまで何回かに分けて説明して来ました変形労働時間制の活用などがありますが、この根本にある次の事項の再確認になります。主に管理職のものです。
 (1) 予め月、週、日の段取りを良く考え、計画的に仕事を進める
 (2) 業務の効率化、スピードアップに各自が努める。
 (3) 常に勤務時間の大切さを意識する。
 (4) 仕事の優先度、重要度を十分に考えて判断する。
       (「業務をやれ」の指示ばかりではなく、「業務を止めろ」、「後回ししろ」の指示も行う。
        
業務遂行ばかりの指示を行う管理者は、売上ばかりにこだわるダメ管理者。大事な利益に
         目を向けていない。)

   第三は

   「仕事の属人化」の回避です。

   これは、仕事が個人についてしまうことです
   つまり、ある仕事はAさんだけができる場合、Aさんが例えば、病気で急に長期の休暇をすると属人化された仕事を誰もできずに処理が止まってしまうことです。または、何とか聞きながらやったとしても能率が悪いことは明らかであり、多大の時間がかかり、結局、何人かが多くの残上時間を計上することになることです。

   このような「仕事の属人化」を回避する手立てを是非取って頂きたいのです
   回避の打ち手は、次の二つです。
1)複数担当制の推進
   少人数の企業(部署)では、難しいと思われるかも知れません。しかし、複数の人が担当することの最大のメリットは、Aさんが病気等(今後は、介護等が多くなると考えています)で抜けても業務が止まらないことです。
   この効果ばかりでなく、意外と見落とされがちなメリットが業務の見直しにつながるメリットです。
   複数の人で業務の流れ等をチェックするので、一人に比べて、視野が広くなります。「ここは、もっとこうすれば能率的では?」といった改善が出やすくなります。⇒業務改善につながります。
2)マニュアル化の推進
   大変面倒な作業です。
   しかし、やらなければ、もっと面倒な状況に陥るので、工夫して進めるべきと思います。(読んだ例では、思い切って土曜日に出勤して集中的にやられたものもあります。)
   ただし、一旦マニュアルを作って終わりではいけません。
   定期的に見直して初めて価値がでます。見直すことで、継続的な改善効果が得られるのです。

   さて、本題の「業務の効率化」ですが、次の5つのムダを無くする視点が重要です。
1)探すムダ:資料、データの探索時間のムダ
2)移動のムダ:出張などの移動時間のムダ
3)情報伝達のムダ:メールの受発信、確認のムダ
4)仕事の仕組みのムダ:会議、資料作成、承認ルート等のムダ
5)ミスのムダ:手直し、フォローのムダ

   これに関しては、次回に説明します。

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