社労士コラム

残業時間削減のアプローチ(22)   [2012.10.01]

   残業時間削減のアプローチ、全21項目の内、第20項目についての説明の2回目です。

【業務の効率化】
   さて、今日は本題の「業務の効率化」の進め方についてです。
   基本的には、次の5つのムダを無くすることを視点に進めることです。

1)探すムダ
    資料、データを探す時間のムダを削減しようとするものです。
    紙資料の管理強化や共有化促進のために保管場所の設置・整理や簡単に検索できるできるルールを定める ことです。
    また、紙資料を出来る限り電子化し、量を減らす と共に電子資料として共有化し(共有化データベースの拡充も行い)、誰でも容易に検索できるようにします。もちろん、秘密書類に関しては、プロテクトをしっかり行います。 
    一方、ISO等の関係で紙保管が必要な秘密書類に関しては、施錠が可能な保管場所に納め、、出入りの管理を行います。 

2)移動のムダ
   出張などの移動時間のムダ削減です。
   第一は、本当に行かなければならない出張なのかの確認です。つまり、真の必要性の確認です。
   最近では、一般家庭でもPCでテレビ電話ができる時代です。このようなもので済ませられないのかを考えることです。

3)情報伝達のムダ
   メールの受発信やその確認のムダを削減しようとするものです。
   まず、メールを発信する際に不要な宛先に送らない ことです。送られた相手は、このメールの内容確認に時間を取られてしまいます。
   特に、添付ファイルがあると更に開く手間も増えます。本当に必要があるものだけのファイル添付に限定すべきです。例えば、必要な図表はファイル添付せずにメール本文に貼り付けた方が、まだ、手間が省けます。
   また、メール送信しなくても良いように共有フォルダーにて各人が情報確認 できるようにする手段もあります。このようにすれば、メールの誤発信による情報漏洩が防止できる効果もあります。

4)仕事の仕組みのムダ
   会議、資料作成、承認ルート等のムダの削減です。
  ①やめる:例えば、重複作業の廃止、優先順位化による業務の選別(整理整頓)などで業務自体を
                やめる。
  ②やり方を変える:システム化等のツールの活用、業務の統合、順序の組み替え、人員配置の
                           見直しなど実施方法・体制を変える。
  ③担当の変更:社内の部門間の役割分担および外注化などで担当を変える。
  ④新しいルールを決める:判断時間・調整時間の削減および手順の標準化、マニュアル化などに
                                     よる業務ルールの設定。

5)ミスのムダ
   手直し、フォローのムダの削減です。
   最も重要と考えます。まず、ミスを出すとお客様に迷惑をかけ、信頼を失うことがありますので問題なのです。いったん、ミスを発生させると対応にミスを発生させた以上の時間を、しかも急いでかけなければなりません。
   この対策には、上司が適宜、部下の進捗を管理し、具体的な指示や指導、アドバイスを行うことが重要です。

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